Как принять сотрудника на работу? Краткое руководство для предпринимателя

За нарушение трудового законодательства предусмотрены очень жесткие санкции. Если не заполнены все формы, в штатное расписание введены лишние люди или забыли отчитаться в органы статистики, то это грозит серьезными штрафами. Мы рассказываем, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы подготовить и сколько их хранить, что должны делать ваши сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. Прочитав это, вы не будете бояться никаких штрафов.

Практически каждый предприниматель сталкивается с необходимостью нанимать сотрудников для выхода на новый уровень доходов. Чтобы развивать свой бизнес, приходится сталкиваться с новыми обязанностями и новыми расходами. В данной статье описывается порядок создания коллективного договора, его особенности и общий процесс.

Примечание: Вся информация в данной статье актуальна по состоянию на 26 сентября 2022 г. и будет обновляться по мере необходимости.

Какой договор заключить: трудовой или ГПХ

Первый выбор, который должен сделать работодатель, — какой договор заключить с новым сотрудником. Ответ на этот вопрос зависит от продолжительности и цели сотрудничества. Если сотрудник нанимается на длительный срок, соблюдает регламент компании и ежемесячно выполняет однообразные и конкретные задания, то подойдет трудовой договор. Договоры ГПХ подходят для выполнения разовых заданий или оказания услуг, в этом случае оговариваются условия и размеры вознаграждения, а также конкретные результаты.

Важно:

не следует специально выбирать ГПХ с целью экономии. Трудовая инспекция может заподозрить неладное, переквалифицировать договор в трудовой и тогда придется уплатить штраф (п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, сниженные по статье 4.1.2 КоАП РФ вдвое):

• от 5000 до 10 000 ₽ для руководителя;
• от 25 000 до 50 000 ₽ для организации;
• от 2500 до 5000 ₽ для ИП.

Если предприятие не входит в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, штрафы будут вдвое больше.

Проще и надежнее передать кадровый учет и начисление зарплаты в Черноморскую юридическую службу. Мы опытны, мы компетентны, мы гибки в вопросах взаимодействия и ценообразования. Главное: мы точно знаем что оформлять, как хранить, куда и когда отчитываться. Занимайтесь бизнесом, а скучные расчеты и документы оставьте нам.

Подробнее об услуге

Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу

Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:

1. Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.
2. Отдел кадров готовит документы на приём и подписывает с сотрудником и руководителем.
3. Отдел кадров формирует личное дело.
4. Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.

Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.

ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях).

В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).

Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу

Будущий сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы документов, подтверждающих личность и квалификацию. Список немалый:

• Паспорт.
• СНИЛС — Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая карточка). Можно вместо неё распечатать дубликат — он есть на Госуслугах.
• ИНН — свидетельство о присвоении ИНН или номер ИНН.
• Трудовая книжка (если это не первая работа сотрудника, и если книжка не электронная).
• Документы об образовании (дипломы, удостоверения о подтверждении квалификации).
• Для военнообязанных — документы воинского учета: военный билет, справка взамен военного билета, приписное свидетельство.
• Если есть дети — свидетельства о рождении детей.
• Если положены льготы или вычеты по налогу с доходов физлиц — подтверждающие документы.
• Справки 2-НДФЛ за текущий год.
• Справка по форме 182н о сумме заработка за 2 года, предшествующих текущему + текущий год до момента трудоустройства.

Помимо документов будущий работник составит от руки или заполнит выданные бланки:

• Личную карточку по форме Т2.
• Заявление о приеме на работу.
• Заявление о предоставлении стандартных вычетов на детей (если вычеты будут предоставляться).
• Заявление о перечислении зарплаты на карточку (в случае безналичного перечисления зарплаты).
• Согласие на обработку персональных данных.

Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу

Сотрудник отдела кадров делает копии всех документов для хранения в личном деле, а справки — забирает оригиналы. И формирует пакет бумаг для приема на работу.

1. Приказ о приеме на работу и предоставлении вычетов (если работник написал заявления и дал подтверждающие документы) — 1 экземпляр.
2. Приказ о перечислении заработной платы на карточку (если есть заявление) — 1 экземпляр.
3. Трудовой договор — 2 экземпляра.
4. Опционально: Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA —  non-disclosure agreement) — 2 экземпляра.

Эти документы подписывает сначала потенциальный работник, а затем руководитель компании. После визирования кадровик передает уже принятому работнику следующие бумаги:

1. Копию приказа о приеме на работу.
2. Копии других приказов, если есть.
3. Второй экземпляр трудового договора.
4. Второй экземпляр NDA (non-disclosure agreement, соглашение о неразглашении) — если оно оформлялось.

Важно

Все перечисленные документы, а также унифицированная форма Т2 — личная карточка работника — формируют личное дело сотрудника.

Но и это еще не всё. Кадровик обязан ознакомить специалиста под роспись с документами по организации труда, а именно:

1. Правилами трудового распорядка.
2. Должностной инструкцией.
3. Правилами обработки персональных данных.
4. Положением о коммерческой тайне.
5. Положением об оплате труда, о премировании.
6. Коллективным договором (если есть).
7. Положением об аттестации работников (если в компании принята аттестация или грейды).
8. Условиями труда и классом опасности (для этого все делали СОУТ — специальную оценку условий труда).
9. Техникой безопасности на рабочем месте.
10. Другими документами, регламентирующими организацию и безопасность труда.

Что делает бухгалтер по зарплате

Начисление заработной платы — одна из самых сложных областей бухгалтерского учета. Это связано с тем, что для каждой ситуации, такой как отпуск, больничный, командировка, увольнение и т.д., существуют свои правила, которые необходимо соблюдать в соответствии со сложными формулами. Неправильные расчеты могут привести к штрафам в соответствии с налоговым и трудовым законодательством, а в серьезных случаях даже к уголовному наказанию.

Обязанности бухгалтера по зарплате:

• ежемесячно начислять зарплату всей организации;
• рассчитывать выплаты в особых ситуациях — больничный, отпуск, командировки, увольнение и пр.;
• выплачивать отпускные и командировочные в установленные сроки;
• выплачивать зарплату не менее 2 раз в месяц.

При выплате зарплаты работник получит деньги на банковскую карточку, но этого недостаточно. В обязанность работодателя входит также уведомить сотрудника о начислениях и удержаниях. Для этого предусмотрен документ «расчетный лист». На практике работодатель должен выдавать расчетные листки работникам под роспись или информировать другим способом, зафиксированным в локальном нормативном акте — например, на личный e-mail (ст. 136 ТК РФ).

Если работодатель не выдавал расчетные листы, их форма не была утверждена или не соответствует трудовому законодательству, его оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание для должностных лиц или ИП составит 1000–5000 ₽, организаций — 30 000–50 000 ₽. Штрафы за повторное нарушение возрастут и составят 10 000–20 000 ₽ для руководителя и 50 000–70 000 ₽ для юридических лиц. Для субъектов МСП действует 50% «льгота» (ст. 4.1.2 КоАП РФ).

В Черноморской юридической службе бухгалтеры работают в программах 1С, что позволяет нашим клиентам подключить дополнение «1С:Кабинет сотрудника» и информировать работников о размере зарплаты электронно. Дополнение платное, его цена на момент написания статьи на год при количестве сотрудников до 10 составит 3360 ₽ в год. На 100 сотрудников — ровно в 10 раз дороже.

Зарплатная отчетность

Кроме начисления зарплаты и совершения всех вышеперечисленных действий, нужно еще отчитаться перед государством. Состав отчетности большой: ежемесячные — СЗВ-М, П-4 — если предприятие попало в выборку, и, при необходимости, СЗВ-ТД (прием сотрудника, увольнение, перевод, повышение квалификации);

• ежеквартальные — отчеты 6-НДФЛ, РСВ, расчет 4-ФСС, П-4 (НЗ);
• ежегодные — СЗВ-СТАЖ.

Подаются они в разные ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и Росстат.

Просрочка отчетов, ошибки в них, наказуемы: заинтересованные ведомства налагают штрафы, а ФНС может даже заблокировать счет. Размеры штрафов на организацию мы свели в таблицу. Есть также штрафы на руководителя или лицо, ответственное за сдачу отчета.

С 2022 года Фонд социального страхования требует не только отчет 4-ФСС. Ему нужны документы для назначения пособий. За отсутствие или ошибки в этих сведениях штрафуют на 200 ₽ за каждый документ. За недостоверные сведения и документы — на 20% излишне выплаченной суммы, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽. Нарушение сроков подачи будет стоить 5000 ₽.

Состав личного дела сотрудника

Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.

Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».

Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.

Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:

• На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.
• В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.
• Все листы дела должны быть пронумерованы.

В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.

Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.

Подведем итоги

После приема сотрудника на работу необходимо:

1. Проверить наличие личного заявления и приказа руководителя с визами и отметками об ознакомлении.
2. Сверить по списку комплектность личного дела сотрудника.
3. Включить запись о приеме на работу в форму СЗВ-ТД и подать ее в установленные сроки.
4. Передать данные сотрудника, включая условия оплаты, в бухгалтерию.

Прием работника на работу, ведение кадрового учета, расчет и выплата зарплаты, хранение документов, отчетность — задачи сложные, с массой подводных камней. Заниматься ими должны профессионалы, которые хорошо представляют и процессы, и сроки, и возможные риски, и последствия для бизнеса.

Аутсорсинг — прекрасный способ пользоваться услугами профессионалов по справедливой цене, не заморачиваясь вопросами их трудоустройства. Специалисты Черноморской юридической службы регулярно повышают квалификацию, следят за всеми изменениями в нормативных актах, помогают предпринимателям организовать своевременные выплаты для своих сотрудников и избежать проблем с госорганами.

Передавайте ведение кадрового учета и расчет зарплаты в Черноморскую юридическую службу. Зарабатывайте деньги, а мы посчитаем вознаграждение сотрудникам, выплатим и отчитаемся.

Подробнее об услуге